I dag har 33 av 66 kommuner i Midt-Norge enten innført eller inngått avtale om å innføre Helseplattformen. Ålesund kommune har brukt systemet siden april.
Magne Sellereite er avdelingsleder for Team Helse i Ålesund kommune. Han har vært med som fagekspert for bygging av modulen for psykisk helse og rus, og var tidligere innføringsansvarlig for psykisk helse og rus i kommunen. Han kan godt skjønne at noen syns Helseplattformen er vanskelig å bruke.
- Systemet er stort, og jo mer du lærer deg, jo mer sammensatt og komplekst blir det. Til slutt kan det bli for komplekst for noen, og man finner kanskje ikke veien til mål. Men hvor mange er det egentlig som kan hele Word eller som kan bruke alle funksjonene i Powerpoint? Det er viktig å lære seg systemet steg for steg, og ikke rulle ut hele plattformen på en gang, sier han.
Standardisering av kartleggingsskjema
I Ålesund kommune har overgangen til Helseplattformen gått ganske greit. Sellereite trekker blant annet frem standardiseringen av screeningskjemaer som noe som har gjort hverdagen enklere.
- Tidligere gikk alle på nettet og fant kartleggingsskjema selv. Der florerer det av forskjellige typer. Nå har vi noen få standardskjemaer som alle skal bruke, som ligger inne i plattformen. Det er enklere og det gir en likhet i tjenestene fra kommunene, sier han, og legger til at han kan tenke seg at det kan være litt betent på et sykehus.
- Kanskje behandleren er vant med å bruke et bestemt skjema som ikke er med blant standardskjemaene.
Les også: Samhandling - en vanskelig øvelse
Lettere å kommunisere med brukeren
Pleieplanen er også noe Sellereite syns er forbedret med mer struktur enn tidligere. Og så kan man sende helseråd og anbefalinger til brukeren gjennom HelsaMi. For eksempel huskeregler eller sårprosedyre. HelsaMi er innbyggernes digitale inngang til helse- og omsorgstjenestene.
- Tidligere kommuniserte vi en del med brukeren på SMS. Det ble ikke alltid registrert i journalen. Nå kan vi sende SMS gjennom systemet, og alt blir automatisk dokumentert, sier han.
Var skeptisk før bruk
Thea Cathrin Kaldhussæter, tverrfaglig spesialist, Housing First i Ålesund kommune, forteller at de var veldig spent før de skulle ta i bruk journalsystemet.
- Det har vært mye negativt snakk om Helseplattformen, og det har selvfølgelig mange fått med seg. Vi syns det var litt skummelt å gå over til et nytt system som var så kritisert, men vi har blitt positivt overrasket, sier hun.
Julianne Nøringseth Dahle, vernepleier i ettervernstilbud i Ålesund kommune, legger til at mange hadde inntrykk av at det var lett å gjøre feil i Helseplattformen.
- Mange trodde man kunne gjøre store feil som fikk alvorlige konsekvenser. Men så viste det seg å være noe helt annet enn vi trodde, sier hun.
Enklere samarbeid
Begge trekker frem kalenderfunksjonen og strukturert arbeidsplan som den største positive endringen i det nye systemet.
- Vi er flere team som samarbeider tett og det nye journalsystemet forenkler samarbeid både innad og på tvers av teamene. Vi har tilgang til hverandres arbeidsplaner og kan koordinere avtaler og møter på enklere måte enn tidligere, sier Kaldhussæter.
- Og så kan vi enkelt skrive meldinger til hverandre trygt inne i systemet. Tidligere måtte vi gå ut av systemet og sende mailer til hverandre, sier hun videre.
Helse Bergen: Sammen om bedre tjenester
God kommunikasjon med sykehuset
Dahle syns at samarbeidet og kommunikasjonen mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten har vært god lenge, men at det kunne blitt enda bedre dersom alle brukte samme system.
- Vi håper og ønsker at fastlegene og sykehuset også tar i bruk Helseplattformen snart, sier hun.
Ta det litt etter litt
Systemet er stort og har mange funksjoner. Det kan fort bli litt overveldende, men ansatte i kommunen trenger ikke ta i bruk alle funksjonene. Frem til nå har målet vært at alle skulle lære seg å skrive journal og føre opp avtaler. Teamene har opprettet en gruppe med superbrukere som hjelper de andre.
- Helseplattformen har mange vanskelige begrep, og det er ikke alle som er selvforklarende. Vi tror det er lurt ikke å tenke så mye på hva begrepene betyr, men heller lære seg å navigere rundt i de forskjellige fanene. Hvordan finner jeg journalen? Hvor ligger kartleggingene, sier Kaldhussæter.
- Og så er det lurt å luke bort de systemene man ikke trenger. I starten virket det nesten helt uoverkommelig, men så blir man jo vant med det, sier Dahle, og roser kundeservice hos Helseplattformen.
- De er raske med tilbakemeldinger når vi lurer på noe og gir konkrete og lett forståelige svar og råd. De er virkelig på tilbudssiden, legger Kaldhussæter til.
Jobber med noen av Norges farligste: - Samarbeid er helt essensielt
Levanger kommune
I Levanger kommune har de brukt Helseplattformen siden februar i år. Gro Teodorsen, avdelingsleder Psykisk helse og oppfølgingstjenesten i Levanger kommune, syns at flyttingen til den nye plattformen har gått veldig bra. Spesielt har de stor nytte av tjenesten som sender timeinnkalling og timepåminnelse på SMS til brukerne.
- Vi opplever at det er flere som kommer til timene sine nå enn tidligere. Ikke møtt-prosenten har gått tydelig ned, sier hun.
Større brukermedvirkning
I tillegg opplever Teodorsen at det nye journalsystemet har gjort brukermedvirkningen større. I det nye systemet, er journalføringen mer transparent. Ansatte kan dele journalnotater som brukerne får tilgang til på nettsiden HelsaMi.
- Det utfordrer oss som fagfolk på en god måte. Vi oppfordrer brukerne våre til å bruke HelsaMi. Der har de også full tilgang på timeavtaler, og vi kan sende kartleggingsskjemaer de kan ta hjemme, så vi slipper å bruke timene på det.
Suldal kommune fikk Kommunerusprisen 2023: Knirkefritt tverrfaglig samarbeid
Leker seg med systemet
Teodorsen forteller at de i begynnelsen brukte mye tid på å bli kjent med systemet og få det til å fungere.
- Vi er jo ikke arbeidsledige, og har mer enn nok å gjøre. Pasientbehandling kommer alltid først. I begynnelsen konsentrerte vi oss om noen helt konkrete måloppgaver vi skulle starte med, og så bygget vi på. Nå er vi der at vi leker litt, og ser hva systemet kan tilby oss av hjelpemidler og alternativer, sier hun.
Når sykehuset og fastlegene kobler seg på, håper avdelingslederen at de kan utnytte systemets muligheter enda mer.
- Vi ble forespeilet at sykehuset skulle koble seg på samtidig som oss. Det har blitt utsatt to ganger nå, så vi er nok litt utålmodige. Men sykehuset ønsker mer klarhet før de går på, og det har vi full forståelse for, sier hun.
Ha det ryddig i eget reir
Teodorsen understreker at god kommunikasjon handler om andre ting enn felles journalsystem også.
- Jeg tror det er en fordel å ha det ryddig i eget reir før man begynner å samhandle med andre. Hvordan kommuniserer kommunen internt i dag? Hva ønsker vi i kommunikasjonen med sykehuset? Hva kan vi gjøre bedre hos oss?
